La automatización funciona mejor cuando empieza en pequeño. En lugar de automatizar un departamento entero, busca tareas concretas que se repitan a menudo y sigan reglas claras.
Haz una lista de las tareas repetitivas
Durante una o dos semanas, pide al equipo que anote las tareas que repite: copiar datos entre herramientas, enviar el mismo email, preparar el mismo informe.
Puntúa cada tarea
- Con qué frecuencia ocurre
- Cuánto tiempo lleva cada vez
- Con qué frecuencia provoca errores
- Si las reglas son claras o requieren criterio
Las tareas frecuentes, que llevan tiempo y siguen reglas claras son las mejores candidatas.
Empieza por un solo flujo
Elige un único flujo, automatízalo y mide el resultado durante unas semanas. Así se ve el beneficio real y aparecen detalles que no eran evidentes al principio.
Dónde encaja la IA
Los asistentes de IA son útiles cuando la tarea consiste en leer o escribir texto, como clasificar consultas o redactar primeras respuestas. Mantén a una persona revisando el resultado hasta que confíes en él.
Prevé los fallos
Toda automatización necesita a alguien que reciba un aviso cuando falla y sepa qué hacer. Los flujos documentados son más fáciles de mantener cuando cambian las herramientas o las personas.